10 Consigli su come organizzare il tuo festival

Preparare il primo festival… non è così semplice come credi.

Che si tratti di un piccolo evento o dell’evento più importante dell’anno per la città, è importante pianificare tutto in anticipo per organizzare un festival che sia non solo sicuro e protetto (in termini di sicurezza, amministrazione, ecc.) ma anche divertente e memorabile per i visitatori.

Come si fa a diventare un esperto organizzatore di festival? Perché la tua buona volontà e il tuo amore per la musica/film/danza/arte non sono sufficienti, scopri i 12 passi da seguire.

1. Trova il tema del festival

Ci sono diversi tipi di festival:

  • festival della musica
  • festival del cinema,
  • festival della danza,
  • festival delle arti dello spettacolo, ecc.

Per ognuno di essi si possono definire temi più precisi. Se prendiamo l’esempio della musica, gli eventi creati sono generalmente molto orientati: musica classica, musica urbana, electro, ecc.

Dovete quindi determinare in anticipo il tema del vostro evento, secondo le vostre affinità e competenze. Così, si :

  • stabiliscono le strutture necessarie,
  • determinano gli obiettivi del vostro festival,
  • si identificano altre associazioni/organizzazioni legate a questi temi, che potrebbero accompagnarvi in questo progetto,
  • si analizza la concorrenza per capire meglio fino a che punto il tuo evento è fattibile e cosa devi fare per distinguerti.

Una volta che le idee sono chiare, sarà più semplice dare al tuo festival un nome memorabile.

2. Costruisci la tua squadra

Anche un piccolo evento richiede molto lavoro. Non si può fare tutto da soli!

Mettete insieme una squadra forte all’interno della vostra associazione per suddividere i compiti e le responsabilità. Per fare questo, assegnate dei ruoli chiave ad ogni persona, ruoli associati a compiti specifici da svolgere in un determinato momento.

Per esempio:

  • un responsabile del progetto,
  • un tesoriere,
  • un responsabile della logistica,
  • un responsabile delle vendite e della comunicazione, ecc.

3. Determinare il budget per il festival

Qual è il budget del mio festival? Fatevi questa domanda all’inizio, perché molte decisioni dipenderanno da questo parametro.

Dovete tener conto di tutte le spese future, come:

  • affitto del locale
  • pagamento degli artisti,
  • costi legati alla logistica,
  • costi legati alla promozione dell’evento, etc.

Non esitare a chiedere preventivi a diversi fornitori per avere una visione il più possibile vicina alla realtà.

Nel mentre, fate una previsione del denaro che entrerà dai: biglietti d’ingresso, dall’ affitto di stand, da eventuali sponsorizzate, dal patrocinio, dalle istituzioni e sussidi pubblici.

Tenendo conto di tutti questi elementi, puoi redigere un budget provvisorio che ti darà un’idea di ciò che puoi e non puoi fare per raggiungere la redditività.

4. Individuare il posto perfetto

Un altra grande domanda a cui rispondere è: dove organizzare il festival?

Anche qui, l’atmosfera e il tipo di installazione desiderata saranno decisivi:

  • all’aperto ?
  • in un locale chiuso?
  • in strada?

Il numero di partecipanti al festival ed il budget disponibile, chiaramente, devono essere tenuti in considerazione.

Attenzione: alcuni eventi richiedono procedure amministrative speciali.

5. Scegliere la data

Naturalmente, per trovare il posto perfetto, è meglio conoscere le date del tuo evento per controllare se la location sarà disponibile.

Anche in questo caso, diversi fattori dovranno essere presi in considerazione:

  • La stagione.
  • La durata. Un giorno? Una sera? Una settimana?
  • Competizione. Al culmine della stagione estiva, i festival sono in pieno svolgimento. Se state pianificando un programma estivo, vi suggeriamo di controllare quali altri eventi sono previsti nella la stessa, in modo che non vi mettano in ombra.

6. Elaborare il programma

Chi porterai al tuo bel festival? Per scegliere e contattare gli artisti, basta partire dal tuo tema e selezionare tutti i profili che sono adatti all’evento.

Naturalmente, a seconda delle dimensioni dell’evento e del vostro budget, potete ricorrere a professionisti noti o ad artisti locali.

Cerca di contattare più persone possibili, perché non ci saranno risposte positive ad ogni telefonata. Inoltre è bene avere una lista di riserva in caso di cancellazione.

7. Seleziona gli altri fornitori

Un festival non riguarda solo gli artisti! Molti altri fornitori dovranno essere contattati per l’evento:

  • professionisti tecnici (suono, luci, ecc.),
  • un’agenzia di produzioni video,
  • proprietari di ristoranti,
  • gestori di punti vendita di bevande,
  • responsabili di stand,
  • addetti alla sicurezza, etc.

Una delle pratiche più comuni è l’uso di volontari. I volontari possono essere assegnati a molte posizioni come l’accoglienza dei partecipanti al festival e degli artisti, il catering, la manutenzione e la pulizia della sede, la decorazione, etc.

8. Occuparsi dell’amministrazione

Amministrazione ed autorizzazioni comunali

Questo step è della massima importanza, perché deve assolutamente essere fatto bene.

Informati nell’ufficio comunale dove l’evento è previsto. Loro vi sapranno sicuramente dare indicazione su quali documenti burocratici dovranno essere compilati.

Assicurazioni

Prima del festival, è buona prassi stipulare un’assicurazione per il festival che copra almeno la responsabilità civile.

È raccomandabile di stipulare una copertura supplementare per:

  • la protezione delle apparecchiature, che spesso sono molto costose,
  • per coprire eventi imprevisti, come la cancellazione del festival.

9. Preparare la sicurezza

Affinché il vostro festival sia un successo, dovete prestare particolare attenzione alla sicurezza.

Ci sono molti parametri da considerare, come la protezione dei partecipanti al festival, ma anche quella del personale.

Assicurarsi che tutta l’attrezzatura necessaria (per esempio gli estintori) sia disponibile e che sia conforme alle norme. Per fare questo, mettetevi in contatto con il dipartimento dei pompieri o dei soccorsi, o con la commissione dipartimentale di sicurezza.

Per quanto riguarda la salute, pensiamo ovviamente alla presenza della Croce Rossa o i vigili del fuoco, che possono fornire primo soccorso, se necessario.

11. Comunicazione

Avete già messo molta energia nell’organizzazione del vostro festival. Sarebbe un peccato se i visitatori non si presentassero!

Per far conoscere il tuo progetto, devi elaborare una strategia di comunicazione efficace.

Ci sono diversi canali a vostra disposizione:

  • Il tuo sito web: aggiungi una pagina dedicata all’evento sul sito della tua associazione, per esempio. È anche possibile creare un sito specifico per l’evento in questione, sul quale si trasmettono tutte le informazioni pratiche e si incoraggiano i partecipanti al festival a venire: il programma con una presentazione degli artisti, un video promozionale, un servizio di biglietteria online, etc.
  • Reti sociali: Facebook e Instagram sono buoni canali di comunicazione.
  • Affissione: l’affissione in spazi pubblici o sulla facciata di certi negozi o stabilimenti è anche molto popolare. E per una buona ragione: se il tuo poster è bello, attirerà l’occhio dei passanti.
  • Volantini: il tuo poster può anche essere prodotto sotto forma di volantini, distribuiti direttamente in strada o lasciati a disposizione nei negozi e nei luoghi strategici.
  • Stampa: perché non contattare la stampa locale per convincerla a coprire l’evento nelle loro pubblicazioni? Mentre questa azione può risultare in un semplice inserto pubblicitario, si può anche beneficiare di un vero e proprio messa in luce attraverso un articolo, un’intervista, etc.

In ogni caso, create una comunicazione attraente senza dimenticare le informazioni essenziali:

  • nome del festival,
  • programma,
  • informazioni pratiche come: il luogo, le date, i prezzi d’ingresso,
  • gli sponsor,
  • il link alla biglietteria online.